Choisir son logiciel de gestion représente des risques mais il existe quelques clés pour réussir dans le choix d’un logiciel de gestion. Les valeurs qu’on va créer sont énormes. En résumé on va créer un capital entreprise composé d’un capital client, d’un capital savoir faire, d’un capital de bonnes habitudes, d’un capital social… Mais avant tout, il faut se poser de bonnes questions.
1ère question : Quelle sera la part de valeur ajoutée ou de richesse créée par votre logiciel de gestion ?
2ème question : Pour un poste de travail identifié, quelle est la part de l’employé, quelle est la part des outils de travail, quelle est la part des outils de gestion…?
3ème question : Quels sont les acteurs et les services qui vont bénéficier de cette création de valeur ? Les salariés, les clients, les fournisseurs, l’état, les actionnaires…le service de la paie et RH, le service client et facturation, le service comptable et financier ?
4 ème question : Comment sera créée cette valeur et pour quelle durée ? Par le CA, les coûts, l’économie d’échelle, le gain de temps…
5 ème question : Comment classer les priorités ? Quelles sont les fonctions obligatoires, pratiques, confortables, superflu
Répondre à ces questions permettra d’orienter les moyens, de choisir son logiciel de gestion et le partenaire qui l’intégrera. Dans les paragraphes ci dessous vous trouverez quelques réponses.
5 clés pour choisir son logiciel de gestion
Voici les 5 facteurs clés pour choisir son logiciel de gestion
Les moyens humains, les moyens matériels, les méthodes de travail, les moyens financiers, l’environnement.
LES MOYENS HUMAINS
En phase projet, il faut constituer une équipe avec un pilote pour coordonner l’équipe et faire participer les futurs utilisateurs. N’oubliez jamais de demander l’avis des responsables informatique, des achats, de l’expert comptable, du service financier. Attention à bien gérer les conflits d’intérêts à l’intérieur de l’équipe.
LES METHODES DE TRAVAIL
Bien identifier les 3 phases, le projet, la livraison et l’après projet. Pour chaque étape il faut créer des méthodes de travail, par exemple en phase projet faites réaliser des cahiers des charges ou procurer vous un cahier des charges, demander les versions de démonstration et des maquettes. En l’absence de cahiers des charges il faut accepter les limites fonctionnelles du logiciel.
LES MOYENS MATERIELS
Prévoyez un minimum d’investissement matériel pour votre informatique de gestion. Pendant l’étude du projet listez tout le matériel nécessaire , lisez systématiquement les configurations requises pour le serveur, les postes de travail, internet, les comptes ouverts, etc…N’hésitez pas à demander une version de démonstration de votre futur logiciel de gestion
LES MOYENS FINANCIERS
Prévoyez un budget en séparant bien les parties investissement, dépenses, logiciels, matériels, formation, assistance…Si votre service ou votre secteur d’activité dépend de la législation prévoyez un budget annuel de mise à jour et de formation. C’est le cas de la paie. Quelles sont les sources de financement ? Fonds propres, emprunt, leasing par la banque, leasing par l’éditeur, subvention, les OPCA pour la formation, business angels…
L’ENVIRONNEMENT
La vie de l’entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Le succès de votre informatique de gestion va dépendre aussi du secteur dans lequel vous travaillez, du métier plus ou moins risqué, du moment ou de son histoire. Préparez-vous à réécrire son histoire et votre histoire. Voici quelques situations à prendre en compte :