Avant tout il faut se poser les bonnes questions
1ère question : à quelle étape vous vous situez ?
Quel est mon niveau de croissance actuel ? Quels sont mes axes de développement futur ? Start up, scaling up, cession-reprise ? Suivant votre positionnement les enjeux sont différents. En phase scaling up, il faut croître tout en renforçant la stabilité de sa start up. Mais allez-vous créer, renforcer ou améliorer votre informatique de gestion ? et pour quelles valeurs ? Une piste : la clientèle est l’élément principal d’un fonds de commerce.
2ème question : Quels sont les enjeux ?
Les enjeux en chiffres :
Nombre de sites, localisation des sites, nombre d’utilisateurs potentiels, le périmètre fonctionnel à couvrir
Les enjeux en valeurs :
Avez-vous une vision claire sur les données pour prendre les bonnes décisions ?
Vos collaborateurs passent ils trop de temps à des opérations répétitives ?
Quels sont les fondamentaux métiers à retrouver ?
Faut-il envisager une intégration aux autres domaines métiers de l’entreprise ?
Avez vous besoin d’une plateforme de travail collaborative pour échanger en temps réel ?
Envisagez vous d’utiliser la solution n’importe où et n’importe quand ?
Avez vous des contraintes réglementaires ?
3ème question : la valeur ajoutée ?
Quelle sera la part de valeur ajoutée ou de richesse créée par votre logiciel de gestion ? Pour un poste de travail identifié, quelle est la part de l’employé, quelle est la part des outils de travail, quelle est la part des outils de gestion…si un des éléments est absent ou est en panne comment assurer la continuité du travail. D’après les statistiques, une grosse panne informatique entraîne un dépôt de bilan sur 3 dans les 3 ans qui suivent la panne.
Voici les 5 clés pour réussir son informatique de gestion. Ces clés sont faciles à retenir et inspirées de la méthode Ishikawa : Main d’oeuvre, Matériels, Méthodes de travail, Monnaie, Milieu.
Main d’oeuvre ou les moyens humains
En phase projet, il faut constituer une équipe avec un pilote pour coordonner l’équipe et faire participer les futurs utilisateurs. N’oubliez jamais de demander l’avis des responsables informatique, des achats, de l’expert comptable, du service financiers. Attention à bien gérer les conflits d’intérêts à l’intérieur de l’équipe. Préparez votre équipe à changer de culture et à investir du temps en formation. Ne mélanger pas les profils : utilisateurs réguliers, occasionnels, administrateurs…Identifiez les pré requis pour chaque poste. On ne peut pas demander à une personne de se former à un logiciel comptable si cette personne ne sait pas comptabiliser les pièces comptables. Nous rencontrons souvent ce genre de contradictions.
Votre réussite va dépendre aussi d’une équipe externe. Cette équipe composée de l’éditeur, de l’intégrateur, des formateurs, de l’expert comptable, du banquier, de l’OPCO, sera un orchestre et c’est vous le chef. Vous ne jouez pas votre rôle, vous aurez les fausses notes comme le burn out.
Les méthodes de travail
Bien identifier les 3 phases, le projet, la livraison et la consommation. La transformation digitale doit être réalisée par palier. Pour chaque palier, il faut créer des méthodes de travail.
En phase projet faites réaliser des cahiers des charges ou procurer vous un cahier des charges, demander les versions de démonstration et des maquettes. En l’absence de cahiers des charges il faut accepter les limites fonctionnelles du logiciel. Soyez réaliste, même si votre métier se rapporte à un secteur connu, vous aurez des spécificités à paramétrer. Attention 20% de spécificités peuvent représenter 80% de votre budget. Un paramétrage consiste à combiner des fonctions, 6 fonctions sur 49 représentent plusieurs milliard de combinaisons possibles. Noter les fonctions attendues suivant les critères obligatoire, indispensable, souhaitable, confortable, superflu. Analyser les données à récupérer dans le nouveau logiciel. Dans 30 % des cas le périmètre évolue suivant certaines sources en cours de projet.
En phase livraison n’oubliez pas la démarche qualité et demander aux utilisateurs de réaliser les procédures d’utilisation spécifiques aux postes de travail.
En phase consommation, prévoyez des ajustement et des corrections. Il sera judicieux d’écrire son retour d’expérience.
Les moyens matériels
Prévoyez un minimum d’investissement matériel pour votre informatique de gestion. Pendant l’étude du projet listez tout le matériel nécessaire , lisez systématiquement les configurations requises pour le serveur, les postes de travail, internet, comptes ouverts, etc…N’hésitez pas à demander une version de démonstration de votre futur logiciel de gestion.
Pensez compatibilité. En dehors de la compatibilité, point de salut. Cette phrase des années 80 est toujours d’actualité. Cette compatibilité passera par l’intégration du logiciel avec d’autres logiciels, par l’installation sur des serveurs et des postes clients, par la connexion aux services cloud , Attention aux effets de mode, la philosophie CLOUD existe depuis 25 ans (ASP). Faites un calcul de risques. Pesez le pour et le contre. Posez la question aux futurs actionnaires. Le cloud permet une mobilité et une grande agilité, mais il faut faire attention à la sécurité. Récoltez les retours d’expérience, ce sera plus sage.
Monnaie ou les moyens financiers
Prévoyez un budget en séparant bien les parties investissement et dépenses, logiciels et matériels, formation et assistance…Quel est le coût total d’acquisition (TCO) en mode propriétaire ou en mode CLOUD. Si votre service ou votre secteur d’activité dépend de la législation prévoyez un budget annuel de mise à jour et de formation. C’est le cas de la paie. Quelles sont les sources de financement ? Fonds propres, emprunt, leasing par la banque, leasing par l’éditeur, subvention, les OPCO pour la formation, business angels… Faites une liste de ces sources et construisez votre propre modèle économique de consommation des logiciels : licence, location, cloud…Lors de la mise en place du logiciel prévoyez un budget récupération des données, paramétrage, formation, mise en page…il y a beaucoup de surprises. Suivant différentes sources, dans 40% des cas les budgets sont dépassés.
Milieu ou l’environnement
La vie de l’entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Aussi le succès de votre informatique de gestion va dépendre aussi du secteur dans lequel vous travaillez, du métier plus ou moins risqué, du moment ou de son histoire. Préparez-vous à réécrire votre histoire. Voici quelques situations à prendre en compte :
- Vous êtes une start-up ou une entreprise en création alors réfléchissez au présent mais aussi à l’avenir. Votre logiciel de comptabilité doit permettre d’exporter les écritures vers celui de votre expert comptable, ou de vos financeurs. Equipez vous d’un logiciel de marque reconnu sur le marché et qui évolue en fonction des besoins de l’entreprise. Posez vous la question de l’intégration et de la communication entre les différents logiciels. Ne faites pas l’apprenti sorcier ni le cobaye, vous perdrez votre temps, vous ne serez pas crédible et vous n’atteindrez pas les objectifs de votre business plan. Pensez modèle économique.
- Votre allez vendre votre entreprise ou vous venez de racheter une entreprise : c’est sans doute le moment de changer de logiciel de gestion. Vous allez donner de la valeur à votre entreprise en créant de nouvelles habitudes de travail plus confortables et en donnant de l’assurance à vos futurs acheteurs. Si c’est une fusion pensez à la fusion des données commerciales et comptables. Identifiez les doublons au niveau des comptes de tiers, des comptes bancaires. Vérifiez la longueur et le type de compte, et vérifiez si l’historique est récupérable.
BONUS
Pendant la durée du projet vous ferez certainement le point entre ce qui était prévu et ce qui est réalisé. Pour gérer cet écart on vous propose d’appliquer la règle des » 3A de la qualité de service « , méthode inventée par un de nos consultants ( Alain TIVERNE ). Cette règle est facile à retenir et à mettre en pratique : Anticipation, Ajustement, Amélioration.
Anticipation : Comme dans un jeu d’échec, prévoyez plusieurs coups d’avance. Les solutions n’étant pas définitives ni arrêtées écrivez plusieurs scénarios, un scénario par solution. Mener un projet c’est comme préparer une compétition. Faites une liste et remplissez votre sac à dos de tous les outils et ressources nécessaires.
Ajustement : Dans votre projet, vous aurez des imprévus. Comme avec une roue de secours, prévoyez des solutions et des moyens de remplacement. En prenant l’image du randonneur, une carte d’orientation vous permettra de changer de cap, et les points de ravitaillement vous permettront d’aller plus loin. Economisez un peu de budget, quelques membres de l’équipe, un peu de temps,…
Ancrage : Acquérir des connaissances c’est bien mais les mémoriser et les mettre en pratique c’est mieux. Avec les utilisateurs et les stagiaires, nous ancrons les connaissances dans un référentiel et des modes d’emploi spécifiques aux postes de travail, au service concerné, à l’entreprise. Cet ancrage permettra par la suite de parler le même langage, de pratiquer les mêmes gestes, de mieux communiquer, de gagner en productivité et en qualité
Assistance : Se débrouiller seul. Il est difficiles de consommer des services sans assistance. C’est pourquoi, sans prendre les manettes, nous assistons les utilisateurs dans la manipulation des outils logiciels.
Amélioration : Chaque projet ou sous projet est une expérience. Cette expérience sera utile pour améliorer le projet suivant. Comme avec une recette de cuisine demander l’avis des autres pour améliorer la recette. Vous avez eu de mauvaises notes à l’examen. Peut être qu’il faut se former, recomposer l’équipe ou mieux répartir les tâches.